Dr. Ute Heeger
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Ich helfe Vor-Ort-Apotheken dabei, online sichtbarer zu werden und eine echte Verbindung zu ihren Kunden in der digitalen Welt aufzubauen. Und die beginnt mit einer guten Webseite.

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Aktionsplanung Apotheke – die ultimative Anleitung in 4 Schritten

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Was Sie erwartet

Wenn Sie 2021 mit Ihrer Apotheke endlich sichtbar werden möchten, sollten Sie jetzt darüber nachdenken, mit welchen Themen Sie Ihren Kunden helfen können – jenseits der Abgabe von FFP2-Masken. Wer dies stressfrei tun möchte, setzt auf einen durchdachten Aktions- und Themenplan.

Aktionsplanung Apotheken - Anleitung in 4 Schritten

Warum braucht meine Apotheke eine Aktionsplanung? 

Ohne Planung

  • laufen Maßnahmen ins Leere (egal ob vor Ort oder im Web),
  • wirken Aktionen nur isoliert (wenn sie überhaupt Ergebnisse bringen)
  • zahlen Ihre Aktivitäten nicht auf den Expertenstatus Ihrer Apotheke ein.

Deshalb sollte die Aktionsplanung immer ein zentraler Teil im Apothekenmarketing sein. 

Oft wird jedoch der Schritt der Planung übersprungen. Von der strategischen Entscheidung wird voller Elan direkt in die Umsetzung gegangen.

Aus einer Projektidee wie „Wir müssen auf Facebook und Instagram aktiv sein“ wird dann schnell ein „Wir posten ab jetzt täglich Beiträge“, ohne dass die Inhalte aufeinander abgestimmt sind. Von der Halbwertzeit solcher Schnellschüsse mal ganz abgesehen.

Das führt zwangsläufig dazu, dass Apotheken:

  • sich NICHT mit den Themen positionieren, die ihre pharmazeutische Kompetenz widerspiegeln 
  • OHNE Wiedererkennung mit dem Kunden kommunizieren (womöglich auch mit Themen, die den Kunden überhaupt nicht interessieren)
  • nach anfänglichem Aktionismus die Regelmäßigkeit im Alltag NICHT aufrechterhalten können
  • KEINE Erfolgsmessung durchführen und somit auch nicht wissen, welche Maßnahmen erfolgreich waren

Ziel aller Maßnahmen im Apothekenmarketing ist aber die klare Positionierung als Experte für Gesundheitsthemen vor Ort.

Dies gelingt, wenn bei sämtlichen Marketingmaßnahmen  ZUERST die Themen festgelegt werden, bevor es an die Auswahl der Kanäle (Website, Facebook, Instagram, Pinterest, YouTube) und Formate (Blogbeitrag, Social-Media-Post, Video, Infografik) geht.

Content- und Aktionsplaner für Apotheken

Aktionsplanung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Themen für ein ganzes Jahr zu finden, klingt im ersten Moment komplizierter als es letztendlich ist. Ein Themenplan hilft Ihnen nicht nur, mit Aktionen regional sichtbarer zu werden und den Nerv Ihrer Kunden zu treffen. Sie sparen auch echt Zeit, da Sie nicht jeden Monat wieder bei Null anfangen müssen.

Nebenbei: Obwohl ich einen totaler Struktur-Fan bin und dies bei meinen Kunden mit großer Begeisterung umsetze, habe ich mich anfangs überwinden müssen, Content für mein eigenes Business vorzuplanen. Doch einmal hingesetzt, flutschte es nur so und ich war froh, die vielen Ideen in eine Struktur gießen zu können. Wie ich das gemacht habe? Hier meine 4 Schritte, denen ich dabei folge:

Schritt 1: Schauen Sie auf Ihre Aktivitäten im Vorjahr

Ich beginne meine Jahresplanung mit einem A4-Blatt, dass ich in vier Felder teile: Im oberen Teil sind die Felder 1 und 2. In Feld 1 trage ich die Erfolge aus dem Vorjahr ein. Daneben, was ich für diese Erfolge gemacht habe und was ich noch besser machen kann (Feld 2). Im unteren Teil ist Platz für Dinge, die mir nicht so gelungen sind, wie ich sie mir vorgestellt habe (Feld 3). Daneben in Feld 4 schreibe ich auf, was ich aus den Misserfolgen gelernt habe. Nicht immer schön, dies zu reflektieren, aber ungemein hilfreich.

Schritt 2: Planen Sie die Themen aus der Sicht Ihrer Kunden

Die Wahrheit ist: Ihr Kunde interessiert sich nicht die Bohne für Sie und Ihre Apotheke. Er hat zuallererst seine eigenen Wünsche und Bedürfnisse im Blick. Daher ist wichtig, den Kunden genau dort abzuholen und ihm interessante, nutzwertige Inhalte anzubieten. Damit gewinnen Sie seine Aufmerksamkeit und Sympathie und können zeigen, wie gut Sie als Gesundheitsexperte tatsächlich sind.

Beginnen Sie Ihre Themenplanung damit, sich einen groben Überblick über das neue Jahr zu verschaffen. Welche Themen stehen an? Das können aktuelle Entwicklungen (wie Corona und Impfung), wichtige Branchen-Ereignisse (wie die Einführung des E-Rezeptes) oder Jahrestage sein. Genauso gut sind auch neue Dienstleistungen (etwa Ausbau des Botendienstes oder 24-Stunden-Abholfächer), ein neues Produkt (eigene Kosmetiklinie) oder wichtige Veranstaltungen (wenn sie denn wieder stattfinden können).

Neben der groben Themenauswahl sollten Sie sich auch die folgenden Fragen stellen:

  • Welche Themen spiegeln 2021 Ihre Beratungsschwerpunkte wider?
  • Welche Zielgruppe wollen wir erreichen?
  • Wie ist das Umsatzpotenzial des Warensortiments?
  • Welche Mitarbeiter haben Spaß an solchen Aktivitäten?

Jetzt sind Sie dran:
Legen Sie Ihre Jahresziele fest und finden Sie mindestens drei Kernthemen pro Quartal.

Schritt 3: Nutzen Sie apothekenspezifische Anlässe und Themen

Sobald Ihre Kernthemen pro Quartal feststehen, suchen Sie beispielsweise im Content- und Aktionsplaner für Apotheken die passenden Themen- oder Aktionstage dazu. Der große Vorteil: Sie benötigen pro Quartal nur maximal drei Ideen, die zu den bereits festgelegten Jahreszielen passen.

Also: Welche Anlässe eignen sich als Aufhänger für eine Aktion vor Ort, eine Blogserie, eine Umfrage auf Facebook etc.? Diese Tage können Sie nutzen, um Ihr Expertenwissen auf Social Media zu teilen oder Ihren Kunden am HV-Tisch passende Informationen mitzugeben. 

Ein paar Beispiele als Inspiration:

  • Am Tag der gesunden Ernährung (07. März) passen Tipps, wie sich bestimmte Kundengruppen gesund ernähren (z. B. Frauen in den Wechseljahren, Diabetiker etc.).
  • Zum Tag der Rückengesundheit (15. März) könnten Sie eine einfache Übung zusammenstellen, mit denen Ihre Kunden in 5 Minuten Ihren Rücken entlasten.
  • Am Tag der Apotheke (7. Juni) sind spannende Fakten zu Ihrer Apotheke und dem Team ein dankbares Thema. Das kann auch in eine Aktion vor Ort oder einen Quiz eingebunden sein.

Wenn Sie außerdem Aktionen vor Ort planen, sollten es maximal 2-3 Aktionen pro Jahr sein. Das ist deutlich realistischer als jeden Monat eine groß angelegte Aktion aus dem Boden zu stampfen. 

Jetzt sind Sie dran:
Suchen Sie pro Kernthema mindestens einen passenden Anlass und Aktionstag raus und tragen Sie ihn in den Kalender ein.

Schritt 4: Stellen Sie Fragen und hören Sie Ihren Kunden zu

Ihnen fehlen noch passende Ideen? Erstellen Sie eine Liste mit den häufigsten Fragen Ihrer Kunden. Das können allgemeine als auch spezifischere nach bestimmten Produkten oder Dienstleistungen oder Erkrankungen sein. Sie sind der Experte, der die Inhalte für seine Kunden filtert und aufbereitet.

Hier einige Beispiele von meinen Kunden:

  • Wie kann ich meine Medikamente vorbestellen?
  • Warum ist ein Medikament nicht lieferbar?
  • Warum bekomme ich nur drei FFP2-Masken kostenlos?
  • Passen meine Blutdrucktabletten zu den Schmerzmitteln?
  • Warum sollte ich mich gegen Covid-19 impfen lassen? Ich bin doch schon so alt.

Nutzen Sie diese Fragen und erstellen Sie daraus Inhalte, die Sie im Gespräch, in Social Media und auf Ihrer Website unterbringen. 

Jetzt sind Sie dran:
Sammeln Sie im Team, welche Fragen Ihnen häufig gestellt werden und ordnen sie diese nach der Häufigkeit.

Nach diesen 4 Schritten haben Sie einen vollen Themenplan für ein ganzes Jahr. Sie zeigen sich mindestens 1x im Monat mit „Ihren“ Themen, lassen Ihre Kunden an Ihrem Wissen teilhaben und helfen Ihnen so bei Gesundheitsfragen.

Ja, aber… kein Aber! Sie verlieren damit nicht Ihre Flexibilität (Ihr Plan ist ja nicht in Stein gemeißelt). Und nein, das kostet nicht elendig viel Zeit. Sobald Sie im Flow sind und sich an die Planung gewöhnt haben, läuft alles fast von alleine. 

Mein Tipp: Wenn sie selbst keine Kapazitäten zur Erstellung Ihres Content-Plans haben, überlegen Sie, ob Sie sich Unterstützung von einem externen Anbieter holen möchten. 

Häufige Fragen

  • Welche Hilfsmittel können wir nutzen?

    Für den Anfang möchte ich Ihnen einen einfachen Kalender ans Herz legen – wie meinen Content- und Aktionsplaner. Dieser lässt sich ganz leicht am Rechner ausfüllen. Wenn Sie lieber auf Papier arbeiten und etwas zum Anfassen wollen, können Sie den Kalender auch ausdrucken – monats- oder quartalsweise.
    Legen Sie sich außerdem eine Excel-Tabelle an und sammeln Sie Ideen und interessante Links zu relevanten Inhalten. Ich habe zusätzlich noch ein Bildarchiv mit rechtlich sauberem Bildmaterial. Wenn ich mal Stockfotos brauche, ergänze ich beim Runterladen der Bilder immer gleich den Urheber im Dateinamen. So muss ich später nicht nach dem Urheber des Bildes suchen.
  • Wie weit im Voraus sollten wir planen?

    Eine definitive Antwort kann ich hier gar nicht geben. Das hängt von verschiedenen Dingen ab. Meine Empfehlung bei Aktionen vor Ort sind ein bis drei Monate, da hier mehr vorbereitet werden muss als bei einem Blogpost oder Social Media. Gute Checklisten für die Aktionsplanung bietet hier übrigens die Zeitschrift Apotheke + Marketing an (auch wenn die Zeitschrift Anfang 2020 eingestellt wurde, die Inhalte sind online noch zugänglich).
    Wenn Sie für Ihre Apotheke planen, einen Blogpost pro Monat zu veröffentlichen, hilft es, den nächsten Beitrag bereits in petto zu haben. Also hier ein bis zwei Monate im Voraus sind eine gute Richtschnur, um nicht unnötig in Stresssituationen zu kommen.
    Für Social Media lege ich mir meist Ideen-Listen an. Dort trage ich alles ein, was mir zu den Themen einfällt. Einige Ideen nutze ich wahrscheinlich nie, aber im Notfall kann ich auf sie zurückgreifen. Im Übrigen führe ich die Liste schon, wenn ich am Blogpost schreibe oder eine Aktion plane, denn einige Inhalte lassen sich wunderbar für Social Media nutzen – seien es Zitate, Checkliste, Umfragen.
  • Welche Tools sollten wir nutzen?

    Als Tools empfehle ich meinen Kunden für den Anfang vor allem zwei Tools: Für Grafiken, Checklisten, Posts empfehle ich das Allround-Tool Canva.com (unbezahlte Werbung). Dort lassen sich Markenfarben, Markenschriften, Logo und sämtliche Vorlagen für die grafischen Gestaltungen hinterlegen. Super easy und ohne Grafik-Kenntnisse nutzbar. Schon in der kostenlosen Version geht richtig viel. Seit Kurzem ist es in Canva auch möglich, Beiträge für Social Media vorplanen – die Funktion habe ich allerdings noch nicht getestet. Denn: Zum Vorplanen von Beiträgen in Facebook nutze ich die Planungsfunktion im Creator Studio (unbezahlte Werbung). Man muss sich anfangs etwas reinfummeln, aber dann ist es wunderbar im Handling. 

Fazit: Wer plant, hat weniger Stress

Auch wenn Sie bislang eher spontan unterwegs waren, empfehle ich Ihnen wenigstens eine große Themen- und Aktionsplanung für Ihre Apotheke zu machen. Damit sparen Sie Zeit und Nerven und produzieren Inhalte, die noch besser sind.

Eine Themenplanung sorgt dafür: 

  • Kunden an den unterschiedlichsten Kontaktpunkten abzuholen
  • den Expertenstatus Ihrer Apotheke zu unterstreichen
  • die Beziehung zu den Kunden zu stärken 

Noch ein Satz zur Erfolgsmessung: Im Nachklang nur den Umsatz oder vielmehr den Ertrag einer Aktion auszuwerten, greift definitiv zu kurz. Denn Aktionen zahlen auch auf das Image Ihrer Apotheke ein und wirken langfristig – wenn sie denn zum Gesamtpaket Ihrer Apotheke passen.

Doch dies will vorbereitet sein. So mal eben lässt sich weder eine Aktion aus dem Boden stampfen, noch den Umsatz ankurbeln oder eine enge Bindung zu seinen Kunden online aufbauen.

Mit einem Aktions-Plan schlagen Sie gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe:

  • Sie behalten alle wichtigen Ereignisse, Jahrestage und saisonalen Anlässe (inkl. Ihrer eigenen Marketingaktionen) im Blick:
    Sie wollten was zum Tag der Apotheke machen oder den 200. Geburtstag von Sebastian Kneipp aufgreifen? Doch jetzt sind die Tage schon übermorgen? Sie sind spät dran! Zu spät. Damit Ihnen das nicht wieder passiert, müssen Sie sich beizeiten Gedanken über solche Anlässe machen und in Ihrer Planung berücksichtigen. So können Sie rechtzeitig mit den Vorbereitungen (z.B. Blogpost vorbereiten, Aktion planen) beginnen.
  • Sie behalten Ihren Fokus:
    Es gibt unendlich viele Gesundheitsthemen, die Sie gerne abdecken möchten. Wenn Ihre Themen Ihren Expertenstatus widerspiegeln sollen, sollten Sie sich nicht von Millionen Ideen ablenken lassen. Der Content- und Aktionsplan hilft Ihnen dabei, den roten Faden fest im Blick zu haben. Und einer thematischen Logik zu folgen. So stehen Ihnen auch immer genügend Inhalte zur Verfügung. Ziel ist es, Inhalte zu veröffentlichen oder Aktionen zu veranstalten, die für Ihre Zielgruppe interessant sind. Diese sind dann gut, wenn sie für Ihre Kunden und Follower relevant sind und gleichzeitig auf Ihre strategischen Ziele einzahlen. 
  • Sie sorgen für Regelmäßigkeit:
    Egal, ob Aktion vor Ort, Blog oder Social Media – Regelmäßigkeit tut Ihnen und Ihren Kunden gut. Nur mal ab und zu was machen, zahlt sich nicht aus. Außerdem lieben Google, Facebook & Co. es, wenn immer neuer Content kommt. Auch Ihre Besucher im Netz und Ihre Kunden vor Ort wollen immer wieder Neues von Ihrer Apotheke. Sonst verlieren Sie schnell das Interesse und kommen nicht mehr wieder. Mit geplanten Inhalten wissen Sie genau, bis wann was fertig sein muss. 
  • Sie können vorplanen:
    Wenn Sie schon wissen, was in den nächsten Tagen, Wochen oder Monaten ansteht, lassen sich die Themen schon früh vorbereiten und einplanen. Das gilt sowohl für Aktionen als auch für Ihren Apotheken Blog oder die Social-Media-Kanäle. Sie müssen sich nicht mehr den Kopf über das nächste Thema zerbrechen, fühlen sich nicht mehr gestresst und zeigen Ihre Expertise zum richtigen Zeitpunkt – und Schnellschüsse, die gerne mal verpuffen, gibt es auch nicht mehr.

Sie wollen 2021 richtig durchstarten? Aber benötigen Hilfe beim Befüllen Ihres Themen- und Aktionsplans? Ihnen fehlen Posting-Ideen oder die richtige Umsetzung? Starte jetzt mit einer cleveren Content-Strategie durch. Schreiben Sie mir gern an:

Bildnachweis: karandaev@depositphotos

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